Защита базы клиентов в CRM: Как скрыть чужие сделки от менеджеров
В этом видео я покажу, как защитить вашу базу клиентов в CRM от лишних глаз и случайных правок, ограничив доступ менеджеров к чужим записям. Мы разберем:
- Как настроить роль с правом доступа "Видно только свое";
- Как работает иерархия: руководитель всегда видит работу подчиненных;
- Как запретить сотрудникам создавать новые записи самостоятельно;
- Что видит менеджер, если модуль "Клиенты" для него полностью скрыт.
Угроза базе клиентов: менеджер ушёл с данными или правит чужие сделки — как защититься
Привет, я Илья, основатель daocrm.
Иногда бывает, что менеджер увольняется и уносит с собой всю базу клиентов. Или возникают ситуации, когда сотрудники случайно меняют данные в чужих сделках. В этом видео я покажу, как настроить права так, чтобы каждый сотрудник видел только свои сделки и клиентов, и не имел доступа к чужим.
Как переключить роль с «Видно все» на «Видно только своё» в настройках CRM
Экран сейчас разделён на две части. Слева аккаунт руководителя, справа аккаунт сотрудника. Сейчас от лица руководителя уже созданы две сделки, и ещё одна — от лица сотрудника: заказ прихожей из Санкт-Петербурга. Видите? Все три сделки отображаются и у руководителя слева, и у сотрудника справа.
Давайте зайдём в Настройки -> Роли и выберем роль "Менеджер" — именно она назначена нашему сотруднику. Посмотрим, какие права сейчас стоят в разделе "Доступ к модулям": здесь выбрано "Видно все". Это значит, что сотрудник видит абсолютно все сделки в компании, включая чужие. Давайте изменим это на "Видно только свое" и сохраним.
Что значит «видно только своё» и как иерархия расширяет доступ руководителя
Обновим страницу у сотрудника. Смотрите — теперь он видит только ту сделку, которую создал сам. Сделки руководителя исчезли: сотрудник больше не видит записи коллег и начальства.
Теперь обновим у руководителя. Он по-прежнему видит все три сделки, потому что у него назначена другая роль с полными правами.
Что значит "своё"? Это записи, которые сотрудник создал сам, плюс всё, что создали его подчинённые. Если Иван подчиняется Андрею, а Андрей — Илье, то Илья видит всё, что видит Андрей, включая сделки Ивана.
Запрет на создание записей: менеджеры работают только с переданными заявками
Права можно настроить ещё точнее.
Представьте ситуацию: в компании есть сотрудник, который распределяет входящие заявки. Он должен видеть всё и создавать записи. А менеджерам нужно запретить самостоятельное создание, чтобы они работали только с тем, что им передали.
Для этого в роли "Менеджер" оставляем "Видно только свое", но переключаем на "Создание запрещено" и сохраняем.
Обратите внимание на кнопку добавления новой сделки у сотрудника — сейчас она есть. Обновим страницу. Смотрите — она полностью пропала из интерфейса. Сотрудник теперь не может создавать новые сделки самостоятельно.
Скрытый модуль Клиенты: что видит менеджер в сделке и почему лучше давать частичный доступ
Важный момент. Допустим, менеджер видит сделку. В этой сделке есть ссылка на клиента.
Если в роли модуль "Клиенты" полностью скрыт, то менеджер не сможет зайти в раздел "Клиенты". Однако, внутри самой сделки он все равно увидит краткую информацию на карточке клиента. Но нажать на нее и перейти в полную карточку он не сможет — доступ будет запрещен.
Обычно лучше давать доступ с правом "Видно только свое" на оба модуля — и сделки, и клиенты. Так сотрудник сможет полноценно работать со своими данными.
База защищена — каждый сотрудник работает только со своими данными в CRM
Теперь ваша база защищена. Каждый работает со своими данными.
Но что делать, если нужно передать сделку коллеге или подключить к ней дизайнера? В следующем видео я покажу, как давать точечный доступ к конкретным записям.