С чего начать внедрение CRM? Перенос структуры из Excel
В этом видео я покажу, с чего начать внедрение CRM и как подготовить структуру будущей системы под рабочие процессы вашего бизнеса. Мы разберем:
- Почему готовые решения не всегда подходят и как это исправить;
- Перенос структуры ваших таблиц Excel в CRM;
- Зачем разделять базу на клиентов и сделки;
- Когда нужно создавать новый модуль, а когда хватит обычного списка.
Готовые шаблоны CRM — только отправная точка: настройте систему под свои таблицы Excel
Привет, я Илья, основатель daocrm.
Скорее всего, при регистрации вы выбрали готовое решение. Иногда некоторые пользователи открывают карточку сделки, видят там поля, которых нет в их бизнесе, и решают, что CRM им не подходит.
Но шаблон — это просто пример. Те, кто годами ведут бизнес в daocrm, сделали по-другому. Они не стали подстраиваться под шаблон, а сразу изменили его под себя. Они настроили модули и поля так, чтобы daocrm точь-в-точь повторяла их привычные таблицы в Excel.
Сегодня мы сделаем именно это. Мы спроектируем вашу CRM, опираясь на ваши реальные данные. А в следующих видео перенесем это в daocrm.
Перенос структуры из Excel в CRM: таблицы становятся модулями, колонки — полями
Возьмем для примера производство мебели. Вот так могут выглядеть таблицы с заявками и платежами.
Всё, что теперь нам нужно сделать — это выписать названия таблиц и колонок.
И это ровно то, что нам нужно, потому что в daocrm всё устроено точно так же, просто используются другие названия.
- Каждая ваша таблица станет модулем.
- Каждая колонка в ней станет полем.
Этот список таблиц и колонок — и есть готовая структура вашей будущей CRM.
Обратите внимание: справа от таблицы с заявками я перечислил все возможные статусы. Это важно, потому что в daocrm для статусов мы создадим выпадающий список, и менеджер сможет просто выбирать нужный вариант.
Зачем разделять клиентов и сделки в CRM: как избежать дублирования данных
Теперь посмотрите на наш список полей в заявках. У нас здесь есть имя, телефон и email. Если какой-то клиент позже придет к нам за вторым заказом, нам придется снова вписывать его контакты. Данные будут дублироваться, а если телефон изменится — придется менять его по всей базе.
Поэтому лучше сразу разделить данные. В модуле "Клиенты" будем хранить имя и контакты, а в модуле "Заявки" — информацию по самому заказу.
Позже мы свяжем эти два модуля. Заходя в заявку, вы просто будете выбирать клиента из базы, а заходя в карточку клиента — видеть список всех его заявок.
Когда создавать отдельный модуль CRM, а когда достаточно поля-списка
Раз мы выделили клиентов и платежи в отдельные модули, возникает вопрос: а нужно ли создавать модули для чего-то еще? Например, для бригад или оборудования?
Правило простое. Если вам нужно хранить только название (например, название бригады), не усложняйте — просто сделайте поле типа список.
Но если у объекта много своих данных (например, у автомобиля есть госномер, VIN-код, дата страховки), и вы хотите вести по ним базу — тогда смело создавайте отдельный модуль.
Черновик структуры CRM: выпишите модули и поля до начала настройки
Прежде чем включать следующее видео, я советую сделать одну простую вещь: набросайте черновик своей структуры. Просто выпишите, какие таблицы вам нужны и какие колонки будут в каждой из них.
Этот список — готовая структура вашей будущей CRM. Ваши таблицы станут модулями, а колонки — полями. Возможно, в процессе вы решите разделить какую-то таблицу на две, чтобы не дублировать данные — как мы это сделали с клиентами и сделками. Но помните главный принцип: чем проще структура, тем удобнее в ней работать.
С таким планом вы пройдете следующие этапы настройки в несколько раз быстрее, потому что будете точно знать, что именно нужно создать.
В следующем видео мы разберем типы полей, а затем перенесем вашу структуру в daocrm.