Типы полей в CRM: Какой выбрать для ваших данных

В этом видео я помогу вам выбрать правильные типы полей для вашей CRM, чтобы система понимала логику ваших данных и помогала вам в работе. Мы разберем:

Обзор всех типов данных: от текста и чисел до файлов и связей;
Почему телефон и номер договора лучше делать текстовым полем;
Как разрешить ввод нескольких значений в одно поле;
Почему важно выбрать тип данных сразу.

Почему в CRM важен тип поля: чем CRM строже обычных таблиц Excel

Привет, я Илья, основатель daocrm.

В прошлом видео мы подготовили список модулей и полей вашей будущей CRM. Теперь нужно определиться, какие типы полей нам понадобятся.

В Excel в ячейку можно написать что угодно — хоть слово, хоть цифру. В CRM порядок строже: у каждого поля должен быть свой тип. Это нужно, чтобы система понимала: цену можно суммировать, по дате — отправить напоминание, а статус — выбрать из готовых вариантов.

Все типы полей в CRM: текст, число, дата, список, сотрудник, запись и файл

Давайте посмотрим, как выглядят все типы полей.

Текст. Самый универсальный тип. Сюда можно вписать всё что угодно: адрес, комментарий, артикул товара или ссылку на сайт.
Число. Для всего, что нужно считать: стоимость, количество, проценты. Часто спрашивают про телефон и номер договора. Их делайте текстом — вы же не планируете умножать телефон на номер договора.
Дата. Обычная календарная дата. Например, дата окончания договора или день рождения клиента. При необходимости можно добавить время. Кстати, по таким полям можно настроить автоматические напоминания — например, за 3 дня до окончания договора.
Диапазон дат. Это период с датой начала и окончания. Обычно его используют автопрокаты и отели, чтобы показывать занятость автомобилей или номеров на календаре. Время здесь можно скрыть, если оно не нужно.
Да или Нет. Простой переключатель. Например: "Проблемный клиент" или "Требуется монтаж".
Элемент списка. Это выпадающее меню. Например, "Статус сделки" или "Вид услуги". Используйте его, чтобы менеджеры не писали от руки, а выбирали из готовых вариантов.
Сотрудник. Похоже на список, но здесь вы выбираете реальных пользователей вашей CRM. Обычно используется для назначения ответственного за сделку.
Запись. Это ссылка на другой модуль. Позволяет, например, в сделке выбрать клиента из базы.
Файл. Сюда можно загружать фото, спецификации, чертежи. А еще в этом поле можно автоматически генерировать договоры, акты и другие документы.

Несколько значений в одном поле и почему нельзя менять тип после создания

Почти у любого поля в настройках можно поставить галочку, чтобы оно могло хранить несколько значений. Например, чтобы добавить клиенту второй телефон или прикрепить к сделке несколько документов. Видите, нам предлагают загрузить еще один файл? Это потому, что у этого поля стоит эта галочка. У остальных полей её сейчас нет.

Важный момент: в daocrm нельзя изменить тип поля после создания. Если вы создали поле как "Число", а потом поняли, что нужен "Текст" — придется удалить поле и создать заново. Поэтому сразу выбирайте правильный тип.

Добавляем типы к каждому полю: разбираем структуру CRM на конкретном примере

А теперь посмотрим на конкретном примере. Вот структура из прошлого видео, но теперь у каждого поля указан тип.

Обратите внимание: у телефона и номера договора тип - текст, а не число. Так у вас будет гибкость: сможете добавить буквы или символы, если понадобится. Например, "-ЮЛ" для договоров с юрлицами.

Теперь возьмите свой список модулей и полей и добавьте тип к каждому полю. В следующем видео мы с готовым планом быстро перенесем всё в daocrm.