Создание договоров и актов в CRM в 1 клик без открытия Word

В этом видео я покажу, как создать шаблон документа и генерировать его в 1 клик прямо из карточки сделки. Мы разберем:

• Как настроить автозаполнение договоров и актов данными из CRM;
• Использование формул внутри Word-файла для расчетов на лету;
• Автоматическую проверку шаблона на ошибки при загрузке;
• Создание шаблонов сообщений для быстрой отправки смет и КП в мессенджеры.

Один клик в карточке сделки — и договор готов: имя, сумма и реквизиты подставлены сами

Привет, я Илья, основатель daocrm.

Ручное заполнение договоров и актов отнимает всегда кучу времени. Давайте посмотрим, как этот процесс устроен в daocrm.

В карточке сделки меня есть поле "Договор". Я просто нажимаю на синюю иконку рядом с ним. Документ сгенерировался. Я открываю его — смотрите: daocrm сама подставила сюда номер договора, дату, имя клиента, сумму и нужные реквизиты. Всё готово. Отсюда я могу сразу отправить его на печать или скачать в Word или PDF.

А вот второй формат — шаблон сообщения для мессенджеров. Например, это может быть коммерческое предложение или детальная смета, где расписано, из чего сложилась итоговая цена. Оно генерируется так же в 1 клик. Я могу посмотреть готовый текст, скопировать его и сразу отправить клиенту.

В этом видео я покажу, как настроить такие шаблоны.

Настраиваем шаблон документа: берём Word-файл и вставляем коды полей из CRM

Давайте создадим шаблон для акта.

Заходим в Настройки -> Шаблоны документов. В правом верхнем углу нажимаем на плюсик. Вводим название: "Акт". Модуль: "Сделки". Выбираем поле, где будет появляться сгенерированный акт. Выберем то же самое поле "Договор". В этом случае в карточке сделки мы сможем выбирать, что именно создать в этом поле — договор или акт. Тип документа: "Word".

Теперь нам нужно подготовить сам файл Word. Берем пример нашего акта. Вместо конкретных имен и цифр мы разместим там специальные вставки, которые программа будет заполнять автоматически.

В daocrm нажимаем кнопку "Подстановки". Здесь собраны все наши поля. Начнем с шапки акта: нам нужно вставить имя заказчика. Находим поле "Клиент". Так как это ссылка на карточку, при клике открывается список всех полей клиента. Нажимаем на "Имя" — готово, код скопирован. Переходим в Word и вставляем его в нужное место.

Точно так же находим в списке "Номер договора" и вставляем его. Затем вставляем "Общую стоимость" в строку для суммы без НДС. По такому же принципу я сейчас быстро заполню все оставшиеся реквизиты клиента внизу документа.

Внутри [[ ]] можно писать формулы: считаем НДС, меняем текст по условию, форматируем суммы

А теперь самое интересное! Внутри этих двойных скобок [[ ... ]] можно писать не только названия полей, но и полноценные формулы.

Например, нам нужно указать стоимость работ с учетом НДС 20%. Вам не нужно создавать для этого отдельное поле в CRM и перегружать карточку сделки. Мы можем посчитать всё прямо в Word.

Для этого я просто копирую нашу вставку с "Общей стоимостью", вставляю её в следующую строку для НДС и прямо внутри скобок дописываю умножение на 1.2.

При генерации документа daocrm произведет вычисления и подставит уже готовую сумму.

На самом деле, возможности здесь практически безграничны. Вы можете использовать любые формулы:

• Например, прописывать условия. Программа сама выберет нужный блок текста в зависимости от того, работаете вы с физлицом или с компанией. Или автоматически изменит размер предоплаты, если сумма заказа превысила порог.
• Можно настраивать форматирование. Сделать так, чтобы суммы отображались красиво с пробелами, а вместо пустых полей всегда ставился прочерк.
• Можно вычислять сроки и любые другие важные даты.

Это превращает обычный Word-файл в гибкий шаблон, который сам заполняется по вашим правилам под условия конкретной сделки.

CRM проверяет шаблон при загрузке: ошибка в формуле — файл не сохранится

Когда файл готов, перетаскиваем его в поле загрузки и нажимаем "Сохранить". В этот момент daocrm проверяет все ваши вставки. Если вы ошиблись в формуле, она покажет ошибку и не даст сохранить.

Это на самом деле очень удобно. Вы можете быть уверены: раз шаблон сохранился — значит, все формулы написаны верно, и документ будет формироваться корректно.

Давайте проверим. Возвращаемся в сделку. Снова нажимаем на синюю иконку у поля "Договор". Так как теперь к этому полю привязано два шаблона, появился список. Выбираем "Акт". Готово. Акт сформировался и появился рядом с договором. Мы можем его открыть, посмотреть и отправить на печать.

Я показал этот пример со списком не просто так. Часто для одной сделки нужно несколько разных документов — например, разные версии договоров. Вы можете привязать сколько угодно шаблонов к одному полю и выбирать нужный прямо в момент создания. Либо можно создать для определенного документа отдельное поле, как мы это сделали для коммерческого предложения.

Шаблоны сообщений для мессенджеров: КП и смета одним кликом с данными из сделки

И пару слов про шаблоны сообщений для мессенджеров — те самые, что я показывал в начале видео.

Вернемся в настройки и откроем шаблон "Коммерческое предложение". Тип здесь — "Текст". Мы пишем шаблон сообщения прямо в этом поле и здесь же делаем те же самые вставки.

После генерации вы получаете готовый текст со всеми подставленными данными из карточки сделки. Вы можете прочитать его, при необходимости что-то дописать или стереть прямо в интерфейсе, а затем скопировать и отправить клиенту.

Шаблоны договоров и актов в CRM экономят время и исключают опечатки в реквизитах

Рекомендую вам настроить шаблоны как минимум для договоров и актов, и формировать их буквально в один клик, чтобы больше не тратить на это свое время и полностью исключить опечатки в реквизитах и суммах.

В следующем видео я покажу, как автоматически создавать списки и таблицы внутри договоров, актов или счетов. Например, чтобы вставить туда все заказанные товары и услуги.