Раздельная нумерация в CRM: Свои номера документов для каждого юрлица

В этом видео я покажу, как настроить независимую нумерацию договоров и счетов, если ваша компания работает от лица нескольких организаций. Мы разберем:

Почему фиксированный счетчик не подходит для нескольких компаний;
Как передать название юрлица внутрь формулы SERIAL, чтобы создать раздельные очереди номеров;
Демонстрацию работы: как CRM сама понимает, какой компании выдать следующий номер;
Универсальность метода: как разделить нумерацию по городам, филиалам или отделам продаж.

Бизнес от нескольких юрлиц: у каждой компании должна быть своя очередь номеров

Привет, я Илья, основатель daocrm.

В прошлом видео мы настроили единую нумерацию для всех договоров. Но часто бизнес ведется от нескольких разных юрлиц. Например, одно ООО используется для основного направления бизнеса, а другое — для сдачи помещений в аренду.

В этом случае нумерация договоров и счетов должна быть раздельной: у каждой компании своя независимая очередь номеров. В этом видео я покажу, как это легко настроить в daocrm.

Фиксированное имя счётчика даёт одну очередь: подставим юрлицо — и нумерация разделится

Зайдем в настройки поля "Номер договора" и посмотрим на нашу прошлую формулу:

TEXT( SERIAL( "Договор" ) )

Мы использовали всегда один и тот же счетчик — с фиксированным именем "Договор". Именно поэтому нумерация для всех документов была единой.

Но вместо обычного текста в название счетчика можно подставить значение из другого поля. Если мы скажем daocrm: "Используй в качестве названия счетчика выбранную компанию", то программа автоматически создаст отдельный счетчик для каждого вашего юрлица.

Три шага: TEXT переводит юрлицо в имя счётчика, SERIAL берёт номер, TEXT собирает результат

Давайте изменим формулу. Предварительно я уже создал в сделке поле "Юрлицо" — это выпадающий список, где менеджер выбирает нужную компанию. Чтобы формула оставалась понятной, мы разобьем её на три простых шага.

Сначала подготовим название для нашего счетчика и сохраним его в первую переменную. Так как поле "Юрлицо" — это выпадающий список, программу нужно попросить прочитать его как обычный текст, потому что имя счетчика должно быть строкой. Переходим на вкладку "Функции", находим функцию TEXT и нажимаем на нее, чтобы вставить в формулу. А внутрь скобок с вкладки "Поля" добавляем ссылку на "Юрлицо". В конце строки ставим точку с запятой.

let company = TEXT( {{yurlico}} );

Теперь получим следующий номер договора для этой компании и запишем его во вторую переменную. Снова открываем "Функции" и вставляем SERIAL. Внутри скобок указываем нашу первую переменную — она и будет именем счетчика. И, допустим, мы хотим, чтобы нумерация для каждой компании начиналась с числа 100. Добавляем его вторым параметром через запятую и ставим точку с запятой.

let number = SERIAL( company, 100 );

Сейчас во второй переменной у нас хранится следующее по порядку число. Но так как само поле "Номер договора" у нас текстовое, в конце нам остается просто преобразовать эту цифру в текст. Переходим на новую строку, еще раз вставляем функцию TEXT и передаем в нее нашу переменную с номером.

TEXT( number )

Итоговая формула выглядит так:

let company = TEXT( {{yurlico}} );
let number = SERIAL( company, 100 );

TEXT( number )

Сохраняем.

ООО Ромашка — 100, ООО Альфа — тоже 100: у каждого юрлица своя независимая очередь

Давайте проверим.

Создаю новую сделку. Выбираю юрлицо "ООО Ромашка" и нажимаю "Добавить". Смотрите: номер — 100. Это первый договор для этого юрлица.

Теперь создаю вторую сделку, но выбираю другую компанию — "ООО Альфа". Номер снова 100! Видите? Нумерация для второй компании началась заново с сотни.

А теперь снова создам сделку для "ООО Ромашка". Номер стал 101. Всё работает: у каждой организации своя полностью независимая очередь номеров.

Города, филиалы, типы услуг — любое поле внутрь SERIAL разделит нумерацию

Таким способом вы можете разделять нумерацию по абсолютно любым признакам: по городам, филиалам или типам услуг. Для этого просто пробросьте поле с названием города или филиала внутрь функции SERIAL вместо юрлица.

Но иногда в бизнесе требуется сбрасывать нумерацию — например, чтобы с наступлением нового года или месяца отсчет договоров начинался заново. Как это настроить, мы разберем в следующем видео.