Автоматическая нумерация в CRM: Как настроить номера договоров и счетов

В этом видео я покажу, как настроить автоматическое присвоение уникальных номеров для каждой новой сделки. Мы разберем:

Почему для полей с номерами лучше использовать текстовый тип данных;
Пошаговую сборку формулы из функций TEXT и SERIAL;
Как начать нумерацию с любого нужного вам числа (например, со 100);
Где найти управление счетчиками в настройках, чтобы быстро изменить текущий номер.

Ручная нумерация договоров неудобна: нужно помнить последний номер и легко создать дубль

Привет, я Илья, основатель daocrm.

Каждый раз, когда вы создаете новый договор или счет, ему нужно присвоить уникальный номер. Делать это вручную неудобно: во-первых, приходится где-то хранить последнее использованное значение, а во-вторых — всегда есть риск по ошибке создать два документа с одинаковыми номерами.

Сегодня я покажу, как настроить daocrm так, чтобы она сама присваивала каждому новому договору следующий по порядку номер.

Автонумерация через TEXT и SERIAL: почему поле договора лучше делать текстовым

Заходим в настройки поля "Номер договора".

Я настоятельно рекомендую выбирать для таких полей тип "Текст", даже если сейчас у вас в номерах только цифры. Это ваша страховка на будущее. Если вы захотите добавить к номеру буквы (например, "А-101" или "101-ЮЛ"), текстовое поле это позволит, а числовое — нет.

Давайте соберем формулу.

Так как поле у нас текстовое, нам нужно преобразовать номер договора в текст. Открываем вкладку "Функции", находим функцию TEXT и кликаем по ее названию, чтобы вставить в формулу.

Внутри скобок нам нужно вставить сам счетчик. Снова идем в "Функции", находим SERIAL (счетчик) и нажимаем на нее. Внутри скобок в кавычках пишем название нашего счетчика — например, "Договор".

Получается вот так:

TEXT( SERIAL( "Договор" ) )

Логика простая: функция SERIAL берет следующее число из счетчика "Договор", а функция TEXT превращает эту цифру в текст, чтобы записать в наше поле. Если счетчика с таким названием в программе еще нет, daocrm создаст его сама и начнет отсчет с единицы.

Сохраняем.

Создаём две сделки подряд и смотрим, как номер увеличивается автоматически

Давайте посмотрим, как это работает на практике.

Создадим новую сделку. Поле "Номер договора" пока пустое. Нажимаю "Добавить" и откроем эту сделку. Смотрите: номер уже появился — это единица. Создаю следующую сделку — номер автоматически увеличился и стал равен двум.

Начать нумерацию с нужного числа: второй параметр SERIAL и счётчики в настройках CRM

А что, если у вас уже есть история договоров, и вы хотите начать отсчет не с единицы, а, скажем, со ста?

Для этого просто укажите это число вторым параметром через запятую:

TEXT( SERIAL( "Договор", 100 ) )

Но здесь есть важный нюанс: это стартовое число в формуле срабатывает только один раз — в момент создания нового счетчика. Если счетчик "Договор" уже существует, то изменение цифры в формуле на него не повлияет. Нумерация просто продолжится по порядку.

Что делать, если нужно изменить номер у уже работающего счетчика? Например, перескочить с 100 сразу на 200. Это делается в другом месте.

Заходим в Настройки -> Счетчики. Находим наш счетчик "Договор" и открываем его настройки. Здесь, в поле "Следующее число", вы можете вручную указать, какой номер программа должна выдать для следующего договора.

Давайте поменяем число на 200 и сохраним. Создаем новую сделку — и, как видите, ей сразу присвоился нужный нам номер.