Перерасчет формул в CRM: Применение формул к существующим записям

В этом видео я покажу, как массово применить новую формулу ко всем существующим сделкам в CRM, не потеряв при этом исторические финансовые данные. Мы разберем:

Массовое заполнение пустых полей по новой формуле;
Как daocrm защищает от потери данных, если значения ранее вводились вручную;
Настройку блокировки записей по статусу (например, "Завершено" и "Отказ");
Выборочный перерасчет только для незаблокированных записей.

Добавили поле с формулой, но в старых сделках оно пустое: как это исправить

Привет, я Илья, основатель daocrm.

Допустим, вы добавили новое поле с формулой. Но если вы зайдете в одну из существующих сделок, то увидите, что это поле пустое. В этом видео я покажу, как применить формулу ко всей базе сразу, оставив при этом закрытые сделки нетронутыми.

Массовый перерасчёт формулы по всей базе CRM: как заполнить пустые поля разом

Представим ситуацию: у нас автопрокат. Мы создали новое поле "Количество суток", которое считает количество дней аренды.

Это поле сейчас пустое во всех существующих сделках. Нам нужно его заполнить.

Заходим в настройки поля "Количество суток".
Под формулой находим опцию "Перерасчитать формулу".
Выбираем "Всех записях".
Нажимаем "Сохранить".

В этот момент daocrm в фоновом режиме пробегается по всем нашим сделкам и вычисляет значение. Это занимает обычно 20–30 секунд, но иногда может занять несколько минут.

Давайте проверим. Заходим в любую сделку. Смотрите: поле заполнилось.

Кстати, важный момент. Если в каком-то поле вы ранее ввели значение вручную, то при массовом перерасчете daocrm не перепишет ваше значение. Оно останется прежним, но иконка станет красной, предупреждая вас, что формула теперь дает другой результат. Так daocrm защищает ваши данные от перезаписи.

Как защитить закрытые сделки от перерасчёта: блокировка записей по статусу

А теперь более интересный пример.

Мы решили изменить формулу, которая рассчитывает стоимость брони. Но у нас могут быть сотни завершенных сделок, по которым деньги уже получены. Если мы перерасчитаем их стоимость, то потеряем реальную историю продаж. В старых сделках появятся новые цифры, которые не соответствуют тому, сколько мы получили на самом деле. Это недопустимо.

Нам нужно обновить цены только в активных сделках, а завершенные не трогать. Для этого нужно объяснить daocrm, какие сделки считаются "закрытыми".

Идем в настройки поля "Статус".
Внизу ставим галочку: "Использовать это поле для блокировки записей".
Выбираем статусы, которые считаем архивными. Например, "Завершено" и "Отказ".

Важный момент: эту функцию можно включить в любом поле типа "Элемент списка", не обязательно в статусе. Но учтите: в одном модуле может быть только одно такое поле, которое отвечает за блокировку.

Сохраняем. Возвращаемся в наше поле "Общая стоимость". Поменяем формулу. В настройке перерасчета выбираем пункт: "В незаблокированных записях". Сохраняем.

Теперь daocrm обновила стоимость только в активных сделках. А сделки со статусами "Завершено" и "Отказ" остались нетронутыми.

Два режима перерасчёта в CRM: как не испортить историю закрытых сделок

Используйте перерасчет "Во всех записях", только если хотите заполнить пробелы во всей базе. Во всех остальных случаях выбирайте "В незаблокированных", чтобы случайно не изменить данные в уже завершенных сделках.

В следующем видео разберем довольно частый вопрос: почему формула иногда ничего не показывает? Я научу вас настраивать значения по умолчанию, чтобы расчеты работали, даже если часть полей не заполнена.